ビジネス引継ぎマナー知識大全

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ビジネス上の付き合いの中で、ビジネスパートナー間の協力の成功は、関係各所の喜びと祝賀に値する大事である。実事求是に言えば、激しい競争環境の中で、はっきりした利益関係の下で、変化が計り知れないビジネス界の風雲の中で、ビジネスパートナー間の協力は確かに容易ではないので、関係者から非常に重視されています。熱烈で盛大な引継ぎ式を行うことは、ビジネスパートナー同士の協力の成功を祝う一般的なイベント形式である。

引継ぎ式とは、商業界では一般的に、建設、設置が完了した工事プロジェクトや大型設備、例えば工場、商業ビル、ホテル、オフィスビル、空港、コードポート、駅、または航空機、汽船、列車、機械、物資などを施工業者が契約に基づいて建設、設置することを指し、検収に合格して正式に使用業者に引き渡す際に、専門的に行われる祝賀式典である。

引継ぎ式を行う上で重要な意味は、ビジネスパートナーたちが行った成功した協力に対するお祝いは、自分に配慮、支持、助け、理解を与えた社会各界へのお礼であり、また受け入れ先と施工、設置先が巧みにタイミングを利用して、双方がそれぞれ知名度と名誉を高めるために行う公共宣伝活動である。

受け渡しマナー一般的には、引継ぎ式を行う際に遵守しなければならない関連規範を指す。通常、引継ぎ式の準備、引継ぎ式の手順、引継ぎ式の参加など、3つの主要な内容が具体的に含まれています。以下、それぞれについて紹介する。

まずは引き継ぎ式の準備をしておきましょう。引継ぎ式を準備するには、主に次の3つのことに注目しなければなりません。つまり、来賓の招待、現場の配置、物品の準備などです。

来賓の招待は、一般的に引継ぎ式の主催者である施工・設置部門が担当しなければならない。具体的に来賓リストを作成する際には、施工・設置部門も自らのパートナーである受入部門の意見を求めなければならない。受け入れ先は施工、設置先が作成したリストに対してあまりやかましくしてはいけないが、これに対して適宜自分の合理的な提案を提出することができる。

一般的には、引継ぎ式に参加する人数は自然に多ければ多いほどいい。参加者が少なすぎると、儀式が冷たく見えるのは避けられない。しかし、マクロ的に参加者の総人数を決定するには、場所の条件と接待能力を考慮しなければならず、欲張ってはならない。

原則的には、引継ぎ式の出席者は、施工、設置部門の関係者、受け入れ部門の関係者、上級主管部門の関係者、地元政府の関係者、業界組織、社会団体の関係者、各界の著名人、報道関係者、協力部門の関係者などを含むべきである。

上記の人員の中で、施工、設置単位と受入単位の関係者を除いて、その他のすべての人員に対して、事前に正式な書面招待を送り、相手に対する尊重の意を示すべきである。

上級主管部門、地元政府、業界組織の関係者を招待する場合は、無理をする必要はありませんが、努力して努力し、誠意を持って表現しなければなりません。引継ぎ式を行うという好機を利用して、施工、設置単位、受け入れ単位を、上級主管部門、地元政府、業界組織と多方面に接触させ、自分の仕事の成績を宣伝することができるだけでなく、関係各方面の間で相互理解と相互コミュニケーションをさらに実現することもできるからだ。

秘密に関わるか、しばらく広めるべきではない場合は、引継ぎ式を行う際に、主催者は報道界の人々を多く招待するだけでなく、できるだけ便宜を提供するように努力しなければならない。招かれない報道関係者に対しても、できるだけ来る者は拒まないようにしなければならない。海外のメディア関係者を引継ぎ式に招待する問題については、関連する外事規則と外事規律を真剣に守り、必要な承認手続きを事前に履行しなければならない。

引継ぎ式が行われた現場は、引継ぎ式の会場とも呼ばれています。それを選択する際には、通常、引継ぎ式の重要度、出席者全員の具体的な人数、引継ぎ式の具体的な手順と内容、秘密保持の要求の有無など、いくつかの要素に応じて決定しなければならない。

通常、引継ぎ式の開催場所は、建設、設置が完了し、検収に合格した工事プロジェクトまたは大型設備の所在地の現場に配置することができます。場合によっては、ホスト組織本部の会議室、または施工、設置機関と受入機関の双方が共同で承認した他の場所に適宜配置することもできます。

引継ぎ式はすでに建設され、設置が完了し、検収に合格した工事プロジェクトまたは大型設備の所在地の現場で行われ、最大の長所は、式に出席した全員をその場に立たせ、交付され使用された工事プロジェクトまたは大型設備の直観的でイメージの理解を得て、比較的に十分な最初の資料を把握することができることである。引継ぎ式が行われた後に来賓を手配して見学するなら、もっと便利で実行可能だ。しかし、現場で引き継ぎ式を行うと、準備を進める作業量が多いことが多い。ここで廃れて興を待つ場所で忙しいのは、決して簡単なことではない。また、納品される工事プロジェクトや大型設備は受け入れ先の所有なので、ホストは事前に相手の同意を得て、後で相手の協力を得る必要があります。

引継ぎ式はホスト側の本部の会議室で行われ、大量の接待を免除することができ、会場の配置も非常に便利である。特に、交付された工事項目、大型設備を外部の人のために見学するのはよくない、あるいは一時的に外部の人の見学が不便な場合、ホスト機関本部の会議室を引継ぎ式を行う現場とするのは、良い選択である。このような選択の主な欠点は、ホスト企業は往々にしてより多くの人力、財力、物力を支払う必要があり、すべての来賓は納品される工事プロジェクトや大型設備に対してその場に身を置く直感的な感覚が欠けていることである。

納品される工事プロジェクトや大型設備の現場条件が悪い場合、またはホスト側の本部が現地にいないことや式典に出席する人が多いなどの他の理由で、工事、設置側の提案を受け、受け入れ側の同意を得た後、引継ぎ式は他の場所でも行うことができる。ホテルの多目的ホール、外部機関が貸し出す講堂やロビーなど。引継ぎ式を行うことができます。他の場所で引継ぎ式を行うことで、支出が高いにもかかわらず、大量の手配、配置作業を省くことができ、また儀式のグレードアップも可能です。

引継ぎ式では、ホスト側が事前に準備しておく必要があるものが少なくありません。まず、必要不可欠なのは、引継ぎの象徴となるものに関するものです。それらは主に：検収書類、一覧表、鍵、などがあります。検収書類、ここでは公証された引継ぎ双方が正式に署名した受信証明書類を指す。一覧表とは、受入先に納入されたすべての物資、設備またはその他の物品の名称、数量明細書を指す。鍵とは、渡された建物や機械設備を開けるための鍵のことです。一般的には象徴的な意味を持つので、1本用意すればよい。

このほか、引継ぎ式を主催する機関は、引継ぎ式の現場におめでたい雰囲気を醸し出すための品物を用意し、来賓のために少し粗品を用意しなければならない。

引継ぎ式の現場では、臨時に議長台を設置することができる。必要に応じて、その上に赤いじゅうたんを敷設しなければならない。少なくとも、テーブルや椅子は十分に用意しておきましょう。議長台の上には、赤い巨大な横断幕が掲げられ、上書の引継ぎ式の具体的な名称、例えば「○○工事引継ぎ式」、あるいは「○○工事の正式な引き渡しを熱烈に祝う」。

引継ぎ式が行われた現場の周り、特に正門入り口のところ、幹線道路の両側、引継ぎ物の周りには、状況に応じて一定数のリボン、旗、ボールをぶら下げ、色が鮮やかで、花が大きい鉢植えを置いて、環境を美化することができる。

来賓から贈られるお祝いの花かごが多い場合は、「先着順」、「順位をつけない」など、約束された順序に従って、議長台の正面に一列に並べたり、現場の入り口のドアの外の両側に2列に分けて置いたりすることができます。この2か所に同時に並べてもいいです。しかし、来賓から贈られた花かごが少ない場合は、公開陳列する必要はありません。

引継ぎ式で来賓に贈るための贈り物は、その記念性、宣伝性を際立たせなければならない。引き継がれた工事プロジェクト、大型設備の縮小モデル、またはそれを主役とした絵本、はがき、記念バッジ、ネクタイピン、キーホルダーなどが選ばれた。

次に、引継ぎ式の手順を立てなければならない。引継ぎ式の手順、具体的なバッチは引継ぎ式が行う各ステップである。内容の異なる引き継ぎ式は、その具体的な手順がそれぞれ異なることが多い。主催者は引継ぎ式の具体的な手順を作成する際に、2つの重要な問題に注意しなければならない。一つは、慣例を参照して大きな面で実行し、できるだけ新奇を示さず、別のやり方をしなければならない。第二に、実事求是、力に応じて行動しなければならず、具体的な細部の面で何事も大まかに求める必要はない。全体的に言えば、ほとんどの引き継ぎ式には次の5つの項目が欠かせないきほんプログラム：

第1項、司会者は引継ぎ式が正式に始まることを発表した。今、参加者全員が長い間拍手をし、主催者へのお祝いの意を熱烈な拍手で表現しなければならない。これに先立ち、司会者は関係者を議長席に招待し、適切な方法で全員が静かにしていることを示唆しなければならない。

第二項、国歌を演奏する。ホスト側のシンボルソングを演奏します。これまで、参加者全員が粛立しなければならなかった。このプログラムは、時には省略することもできます。しかし、このプログラムを手配できれば、引き継ぎ式はより荘厳で厳かに見えることが多い。

第三項、施工、据付単位と受入単位は正式に関連工事項目或いは大型設備の引継ぎを行う。具体的なやり方は、主に施工、設置単位の代表者が、工事プロジェクト、大型設備に関する検収書類、一覧表または鍵などの象徴的な物品を、正式に受け入れ単位の代表者に渡した。この場合、双方は笑顔を浮かべて、両手で関係品を渡し、受け取ってください。その後も、熱い握手を交わすべきだ。これで、関連する工事プロジェクトや大型設備が正式に受け入れ先に移管されたことを示している。条件が許せば、このプログラムの進行中に、テンポの良いおめでたい曲を生演奏したり再生したりすることができます。

場合によっては、さらに盛り上がって盛大な雰囲気を醸し出すために、上級主管部門や地方政府の責任者が関連する工事プロジェクト、大型設備の使用に代わってテープカットを行うこともできます。

第四項、各方面の代表が発言する。慣例に従って、引継ぎ式では、関係各方面の代表が発言しなければならない。